1. Begripsbepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Stichting Vooruitgang Door Zelfwerkzaamheid: Stichting Vooruitgang Door
Zelfwerkzaamheid , verder te noemen VDZ, is verstrekker van Taaltrajecten;
b. Bevoegd gezag: het Bestuur VDZ;
c. Vertrouwenspersoon c.q. cursuscoördinator : persoon die namens het bestuur
de Taaltrajecten coördineert en het contact onderhoudt met deelnemers;
b. Klachtencoordinator: De persoon die de klacht behandelt;
c. Belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks is betrokken bij een
besluit of gedraging van een organisatorische eenheid, medewerker of
deelnemer onder verantwoordelijkheid van VDZ;
d. klager: een belanghebbende die een melding heeft gedaan bij de
vertrouwenspersoon of een klacht heeft ingediend bij de klachtencoördinator;
e. verweerder: de organisatorische eenheid of persoon tegen wie de klacht is
gericht;
f. klacht: een melding over gedragingen of beslissingen van de organisatie,
een medewerker of een deelnemer onder verantwoordelijkheid van VDZ.
2. Afhandeling van klachten
Artikel 2
Indien een werknemer, deelnemer, opdrachtgever of bij het Taaltraject betrokken derden klachten heeft over genomen of voorgenomen besluiten, gedragingen en/ of uitlatingen van de werkgever/ trajectuitvoerder en hier melding van wil maken, kan betrokkene zich melden tot het Bevoegd gezag.
Er wordt middels bemiddeling getracht tot een oplossing te komen.
Als dit niet leidt tot een gewenste oplossing, kan klager zich wenden tot de Commissie van Arbitrage.
2.1
Het Bevoegd gezag heeft de volgende taken:
a. het coördineren, administreren en volgen van de klachtenprocedure extensief
en intensief.
b. het op verzoek van de klachtgerechtigde verstrekken van informatie over het
klachtenreglement, dan wel het verlenen van advies en/of bemiddeling bij het
tot een oplossing brengen van de klacht.
c. het op basis van de behandeling van een klacht komen tot een uitspraak over
de (on) gegrondheid van de klacht.
d. het signaleren van kwaliteitstekorten en bevorderen van de kwaliteit van de
dienstverlening op basis van de signalen, ontvangen uit de behandelde
klachten.
e. het op verzoek van de vertrouwenspersoon behandelen van interne klachten.
f. de klachtencoördinator draagt zorg voor een jaarlijkse algemene rapportage
van de aard, inhoud en uitkomst van deze klachten.
2.2
De klachtencoördinator heeft ter uitvoering van haar functie de volgende bevoegdheden:
a. de beantwoording verlangen van de aan klachtgerechtigde gestelde vragen.
b. het coördineren en controleren van de uitvoering van de klachtenprocedure.
c. het oproepen en horen van personen die direct betrokken zijn bij de
ingediende klacht; in voorkomende gevallen klachtgerechtigden verwijzen
naar de geëigende instanties.
d. een klacht niet in behandeling te nemen wanneer deze kennelijk ongegrond is.
3.Termijnen bij de behandeling van een klacht
Artikel 3
1. Men kan kennis nemen van het reglement via de website en bij het tekenen
van het contract, dat men redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van dit
reglement.
2. De klacht dient schriftelijk middels het klachtenformulier ingeleverd te worden
bij VDZ.
3. De klacht wordt in alle gevallen behandeld door de klachtencoördinator uit het
voorgaand artikel.
4. De klager krijgt binnen 14 (veertien) dagen bericht van ontvangst van de
klacht.
5. De klager en diegene over wie is geklaagd worden binnen 4 (vier) weken na
indiening van de klacht, door de klachtencoördinator in kennis gesteld over
haar oordeel.
6. Het oordeel kan tevens voorzien worden van aanbevelingen.
7. Een klacht wordt binnen 6 (zes) weken na de ontvangstdatum afgehandeld en
het besluit aan klager en diegene over wie is geklaagd schriftelijk
medegedeeld.
8. Bij afwijking van de bovengenoemde termijn doet de klachtencoördinator
daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en degene over wie
is geklaagd onder vermelding van de termijn waarbinnen de
klachtencoördinator haar oordeel over de klacht zal uitbrengen.
9. De klager en degene over wie is geklaagd worden in alle gevallen door de
klachtencoördinator in de gelegenheid gesteld mondeling en/of schriftelijk een
toelichting te geven op de gedraging en of uiting waarover is geklaagd. Zowel
klager als degene over wie is geklaagd, kunnen zich bij de behandeling van de
klacht laten bijstaan.
10. VDZ deelt de klager en de klachtencoördinator binnen 1 (één) maand na
ontvangst van het oordeel van de klachtencoördinator schriftelijk mee of zij
naar aanleiding van dat oordeel maatregelen zal nemen.
11. Bij afwijking van de termijn van 1 (één) maand, doet VDZ mededeling
daarvan met redenen omkleed, aan de klager en de klachtencoördinator,
onder vermelding van de termijn waarbinnen VDZ zijn standpunt aan hen
kenbaar zal maken.
12. Deelnemers aan het Taaltraject kunnen de rechtbank en/of sector,
schriftelijk verzoeken VDZ te bevelen dit reglement na te leven.
Een verzoeker die niet vooraf schriftelijk aan VDZ heeft verzocht te handelen
overeenkomstig hetgeen in het verzoekschrift is verzocht en VDZ daarbij niet
een redelijke termijn heeft gegeven om aan dat verzoek te voldoen, wordt
niet-ontvankelijk verklaard.
13. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de
beschikking krijgt over de gegevens, waarvan hij het vertrouwelijke karakter
kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van
ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een
geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behalve
voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit
zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot bekendmaking
voortvloeit.
4.Geheimhoudingsplicht
Artikel 4
De klachtencoördinator, de vertrouwenspersoon c.q. de cursuscoördinator en alle andere partijen betrokken bij de procedure, hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen uit hoofde van hun functie, dan wel uit hoofde van hun betrokkenheid bekend is geworden.
5.Vertrouwenspersoon c.q. cursuscoördinator: procedure intern
Artikel 5
Indien een werknemer klachten heeft over genomen of voorgenomen besluiten, gedragingen en/ of uitlatingen van een collega, zijn/ haar meerdere of het Bevoegd gezag en hier melding van wil maken kan betrokkene zich richten tot de vertrouwenspersoon.
a. VDZ beschikt over ten minste één vertrouwenspersoon die functioneert als
aanspreekpunt bij interne klachten.
b. Het Bevoegd gezag benoemt, schorst en ontslaat de vertrouwenspersoon c.q.
cursuscoördinator.
c. De vertrouwenspersoon gaat na of door bemiddeling een oplossing kan worden
bereikt. De vertrouwenspersoon gaat na of de gebeurtenis aanleiding geeft tot
het indienen van een klacht bij de klachtencoördinator. Hij begeleidt de klager
desgewenst bij de verdere procedure en verleent desgewenst bijstand bij het
doen van aangifte bij politie of justitie.
d. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke
zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding
van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet
nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.
6.Klachtenregister
Artikel 6
1. VDZ zal een klachtenregister bijhouden, waarin het aantal en de aard van de
door de klachtencoördinator behandelde klachten worden gerapporteerd
2. De klacht dient als volgt geregistreerd te worden:
a. Datum van binnenkomst van de klacht;
b. Datum van ontvangstbevestiging;
c. De behandelaar van de klacht;
d. De uitkomst van de afhandeling;
Datum waarop de klacht is afgehandeld.
3. Eén keer per jaar worden de geregistreerde klachten gerapporteerd aan en
geëvalueerd door het Bevoegd gezag.
7.Slotbepalingen
Artikel 7
1. VDZ stelt alle belanghebbenden op de hoogte van dit reglement en draagt
zorg voor een goede toegankelijkheid van dit reglement.
2. Het klachtenreglement is op aanvraag beschikbaar en te downloaden vanaf
de website: www.vdz.nu.
3. Het klachtenformulier maakt deel uit van het klachtenreglement en is op
aanvraag beschikbaar en te downloaden van de website: www.vdz.nu.
4. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de Bevoegd gezag.
5. Partijen dragen de eigen kosten, waaronder begrepen de kosten van bijstand
door een gemachtigde.
Bijlage: Klachtenformulier